Como descrever uma não conformidade

Não conformidade, anomalias, desvios de conformidade, perdas, isso mesmo, temos vários nomes para um mesmo fim que, dependendo de quem analisa ou dependendo da linha de gestão a ser seguida, possuirá nomes distintos mesmo.

Vamos lá….., um acidente relacionado a segurança poderia ser considerado uma não conformidade? E que tal um acidente ambiental, um vazamento de produto químico dentro ou fora da sua empresa?, poderia ser caracterizado como uma não conformidade? Um desvio de processo, poderia ser considerado uma não conformidade?

Antes de responder, vamos recorrer ao conceito de não conformidade previsto nas normas ISO.

Não Conformidade: não atendimento a um requisito.

Seja um requisito legal, um requisito de qualidade, um requisito ambiental, de segurança, de segurança do alimento, boas práticas, enfim… qualquer não atendimento a algo especificado deve ser considerado uma não conformidade. A forma de tratamento e os tipos de ações a serem tomadas vai depender do sistema de cada organização.

Tudo começa com uma boa descrição, caso as organizações não consigam descrever o ocorrido de maneira clara que facilite o entendimento posterior do fenômeno, seu processo de investigação e tomada de ação poderá ficar comprometido.

Para ficar mais claro, vejam estes exemplos de não conformidade:

  • Reclamação de Cliente: Referente a nota fiscal 309929040-1, o cliente reclama de 2 sacos do produto XPTO a menos, porém alguns outros sacos “veio” com peso a mais.

Comentário: Além da necessidade de melhoria quanto a forma de escrita e tempos verbais, como poderíamos investigar uma situação desta sem a presença de quem escreveu?  Esta é uma situação real, e eu, particularmente não consegui entender quando li, não sei se para você ficou claro.

  • Auditoria Interna: Evidenciado vazamento de produto químico próximo a área de PIT STOP da empilhadeira.

Comentário: Minimamente precisamos saber o produto químico vazado dentro de uma área de PIT STOP, pois alteramos substancialmente nossa preocupação, caso seja um produto inflamável , concorda comigo?

Descrever uma não conformidade vai além de pontuar um erro ou fazer uma descrição negativa sobre algum tema. O registro de não conformidade é o início do espiral de melhoria contínua de qualquer processo.

Por isso, seria interessante as organizações conhecerem as formas para descrever não conformidades. Uma técnica interessante é o 5W 2H, porém para descrição de problemas utilizamos apenas um dos “H”.

Veja o que acha da descrição a seguir, em seguido vou te explicar como fizemos.

DESCRIÇÃO:

No dia 24/09/2020, segundo turno, por volta das 16:30h na máquina 4 da área da etiquetadora, durante a realização da limpeza técnica e substituição da bobina de etiquetas, utilizando-se de produtos químicos e panos, o funcionário XXXX cortou o dedo na lâmina do equipamento.

Por ser uma atividade manual em área com restrição de espaço, o funcionário com pressa em retornar à produção, não retirou a lâmina de corte do equipamento e cortou o dedo médio e o dedo indicador.

Esta ocorrência teve como consequência 3 pontos em cada um dos dedos com afastamento de 4 dias.

Fazendo uso da técnica de 5 W 2 H

  • When: Quando a não conformidade aconteceu?
  • Where: Onde a não conformidade aconteceu?
  • What: O que aconteceu de fato?
  • Why: Por que a não conformidade ocorreu?
  • Who: Quem é o responsável? Quem presenciou o fato? Quem participou?
  • How: Como a não conformidade aconteceu?

Depois de preencher a tabela é só usar a fórmula:

When + Where + What + Why + Who + How.

Agora se quiser ver como escrevemos “achados” de auditoria, veja a fórmula abaixo, é infalível, todas as informações ficam descritas.

NC 9.1.1 e 10.2/14.001: Evidenciado que o resultado da medição de ruído dos pontos 5 e 6 (externos), conforme Relatório SESI/2009 de 14/8/09, estão fora dos limites estabelecidos na Resolução CONAMA 01/90 e NBR 10151, além das ações previstas no FCA 2009/0605 de 16/9/09, estarem vencidas desde 30/3/2010 junto a área de meio ambiente.

Estrutura do apontamento:

NC = não conformidade

9.1.1 e 10.2 = requisitos normativos

14001 = norma do sistema de gestão ambiental

Descrição da NC = EVIDÊNCIA DO FATO + CRITÉRIO + LOCAL DA OCORRÊNCIA + REFERÊNCIA AO DOCUMENTO.

Bom, espero ter ajudado, mas se quiser participar de um treinamento sobre não conformidades, processos de investigação de causas e ações corretivas para sistema de gestão integrado preencha o formulário.

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